從人治到數(shù)治：生鮮配送企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)采購(gòu)?fù)该骰c降本增效

          


一、行業(yè)背景與痛點(diǎn)：生鮮采購(gòu)的“暗箱”與“困局
凌晨三點(diǎn)的批發(fā)市場(chǎng)，燈火通明如白晝。滿載生鮮的貨車不斷進(jìn)出，采購(gòu)員們穿梭在擁擠的攤位間，熟練地翻看貨品、討價(jià)還價(jià)。這是TOB生鮮配送企業(yè)每天都要上演的采購(gòu)大戰(zhàn)，一場(chǎng)關(guān)乎企業(yè)生死存亡的”破曉之戰(zhàn)”。
在這個(gè)特殊時(shí)段里，采購(gòu)效率直接決定了企業(yè)當(dāng)天的利潤(rùn)空間。然而現(xiàn)實(shí)情況卻令人憂慮：采購(gòu)員單槍匹馬作戰(zhàn)，與供應(yīng)商的議價(jià)過程缺乏透明度；生鮮價(jià)格瞬息萬(wàn)變，決策時(shí)間被壓縮到極致；昏暗燈光下的驗(yàn)貨全憑經(jīng)驗(yàn)，質(zhì)量把控充滿變數(shù)。更棘手的是，優(yōu)秀的采購(gòu)員可遇不可求，初創(chuàng)企業(yè)往往被迫由老板親自上陣，嚴(yán)重制約了企業(yè)發(fā)展。
面對(duì)這些挑戰(zhàn)，數(shù)字化正在為TOB生鮮企業(yè)打開新局面。智能采購(gòu)系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)抓取全國(guó)主要批發(fā)市場(chǎng)的價(jià)格數(shù)據(jù)，讓采購(gòu)決策不再”盲人摸象”；移動(dòng)驗(yàn)貨終端能夠快速完成質(zhì)量檢測(cè)，把經(jīng)驗(yàn)判斷轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化流程；電子化采購(gòu)平臺(tái)則打破了信息孤島，讓每個(gè)環(huán)節(jié)都留下可追溯的記錄。這些創(chuàng)新不僅提高了采購(gòu)效率，更重構(gòu)了生鮮供應(yīng)鏈的信任機(jī)制。
在這場(chǎng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，領(lǐng)先企業(yè)已經(jīng)嘗到甜頭。某中型配送公司引入智能采購(gòu)系統(tǒng)后，采購(gòu)成本降低15%，驗(yàn)貨效率提升3倍，更關(guān)鍵的是解放了管理層的精力，讓他們能夠?qū)Ｗ⒂谄髽I(yè)經(jīng)營(yíng)。這印證了一個(gè)道理：在生鮮這個(gè)微利行業(yè)，采購(gòu)環(huán)節(jié)每提升1%的效率，都可能成為決定企業(yè)生死的關(guān)鍵籌碼。
隨著5G、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的成熟，生鮮采購(gòu)正在迎來更深遠(yuǎn)的變革。未來的采購(gòu)員或許不再需要凌晨奔波，而是通過智能系統(tǒng)遠(yuǎn)程完成交易；虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)將實(shí)現(xiàn)”云驗(yàn)貨”，讓采購(gòu)決策更加精準(zhǔn)高效。這場(chǎng)靜悄悄的革命，正在重塑TOB生鮮企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
生鮮企業(yè)采購(gòu)?fù)袋c(diǎn)大多數(shù)生鮮配送企業(yè)的采購(gòu)現(xiàn)狀：采購(gòu)價(jià)格難管控：采購(gòu)員與供應(yīng)商單向溝通，采購(gòu)環(huán)節(jié)無(wú)法有效管理，很容易出現(xiàn)勾結(jié)和受賄的行為。
加之生鮮產(chǎn)品容易受季節(jié)、氣候、產(chǎn)地、運(yùn)輸、市場(chǎng)關(guān)系等因素影響，導(dǎo)致價(jià)格波動(dòng)頻繁，需要大量專職人員來跟蹤維護(hù)采購(gòu)價(jià)格與供應(yīng)商。對(duì)企業(yè)人力成本也是一種負(fù)擔(dān)。采購(gòu)人力成本高：初創(chuàng)型企業(yè)，在人力成本受限的情況下，就只能由本人或親屬親自負(fù)責(zé)，來解決采購(gòu)問題，導(dǎo)致決策者不能將心思放在經(jīng)營(yíng)管理上，抑制企業(yè)快速成長(zhǎng)。采購(gòu)環(huán)節(jié)該如何做好把控？
從問題出發(fā)找答案！要做好生鮮配送采購(gòu)，就得先了解常規(guī)的采購(gòu)場(chǎng)景、平時(shí)有哪些解決方案，以及為什么有些方案有效，哪些方安是無(wú)用功。
二、生鮮配送采購(gòu)場(chǎng)景有哪些關(guān)鍵點(diǎn)需把控
1. 生鮮配送行業(yè)采購(gòu)的典型場(chǎng)景
生鮮配送企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)主要圍繞以下幾個(gè)核心場(chǎng)景展開：
批發(fā)市場(chǎng)采購(gòu)：采購(gòu)員凌晨前往批發(fā)市場(chǎng)，與供應(yīng)商議價(jià)、驗(yàn)貨，搶購(gòu)當(dāng)日最新鮮的食材。
基地直采：與農(nóng)戶或生產(chǎn)基地合作，批量采購(gòu)以降低成本，但面臨運(yùn)輸和品控挑戰(zhàn)。
供應(yīng)商長(zhǎng)期合作：與固定供應(yīng)商簽訂協(xié)議，穩(wěn)定供貨，但價(jià)格可能缺乏競(jìng)爭(zhēng)力。
應(yīng)急補(bǔ)貨采購(gòu)：因客戶臨時(shí)加單或庫(kù)存不足，需快速補(bǔ)貨，價(jià)格往往較高。
在這些場(chǎng)景中，采購(gòu)效率、價(jià)格波動(dòng)、質(zhì)量把控、供應(yīng)商管理等問題直接影響企業(yè)的利潤(rùn)和運(yùn)營(yíng)穩(wěn)定性。
2. 采購(gòu)業(yè)務(wù)中的核心困局
盡管采購(gòu)是生鮮企業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但傳統(tǒng)模式存在諸多痛點(diǎn)：
價(jià)格不透明，貪腐難防：采購(gòu)員與供應(yīng)商“單線聯(lián)系”，議價(jià)過程缺乏監(jiān)督，容易滋生回扣、虛報(bào)價(jià)格等問題。
人力成本高，效率低下：依賴經(jīng)驗(yàn)豐富的采購(gòu)員，初創(chuàng)企業(yè)甚至需要老板親自上陣，制約業(yè)務(wù)擴(kuò)張。
損耗難控，成本虛高：供應(yīng)商可能“注水”或摻雜次品，企業(yè)按毛重結(jié)算導(dǎo)致?lián)p失；倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)不準(zhǔn)，損耗責(zé)任難追溯。
數(shù)據(jù)孤島，決策滯后：采購(gòu)、庫(kù)存、銷售數(shù)據(jù)分散，管理層難以及時(shí)優(yōu)化策略，常因信息差導(dǎo)致高價(jià)囤貨或斷貨。
3. 老板們的自救嘗試與失敗原因
面對(duì)這些困局，許多企業(yè)嘗試過以下方法，但收效有限：
增加人力監(jiān)督：老板或親屬親自采購(gòu)，雖減少貪腐，但無(wú)法規(guī)?；覍I(yè)度不足。
手工比價(jià)：用Excel記錄供應(yīng)商報(bào)價(jià)，但數(shù)據(jù)更新慢，無(wú)法應(yīng)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)。
輪崗制度：定期更換采購(gòu)員以防腐敗，但新人對(duì)供應(yīng)商不熟悉，短期可能影響效率。
加強(qiáng)入庫(kù)檢查：要求庫(kù)管嚴(yán)格驗(yàn)貨，但缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程，仍依賴主觀判斷。
這些方法未能根治問題，原因在于：
依賴人治，缺乏系統(tǒng)化管控；數(shù)據(jù)未打通，決策仍靠經(jīng)驗(yàn)；防貪腐手段被動(dòng)，無(wú)法從源頭杜絕。
三、如何應(yīng)對(duì)上述困局，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)有效監(jiān)管
需將采購(gòu)的作業(yè)流程梳理清晰。將采購(gòu)流程化為8個(gè)模塊：信息搜集、詢價(jià)、比價(jià)/議價(jià)、貨比三家、索樣/請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu)/協(xié)調(diào)、交收、整理付款。

1.信息搜集了解市場(chǎng)行情，與商品價(jià)格波動(dòng)；
2.詢價(jià)制定詢價(jià)對(duì)象與商品價(jià)格，整理相關(guān)報(bào)價(jià)單，選擇議價(jià)對(duì)象；
3.比價(jià)/議價(jià)設(shè)定目標(biāo)條件、與其他廠商比較價(jià)格高低，分析價(jià)格漲跌因素，估算其他費(fèi)用（運(yùn)輸費(fèi)、包裝費(fèi)），明確付款條件、交貨期限。
4.貨比三家對(duì)比其他報(bào)價(jià)企業(yè)他們的信譽(yù)度、售后服務(wù)（退換貨效率）、供應(yīng)能力（對(duì)于需求量較大的單和多品類采購(gòu)，是否有一定供應(yīng)能力）；
5. 索樣/請(qǐng)購(gòu)提供預(yù)采購(gòu)樣本，檢驗(yàn)比較質(zhì)量，確定采購(gòu)數(shù)量、交貨時(shí)間、； 
6.訂購(gòu)/協(xié)調(diào)訂單采用郵寄或傳真的形式發(fā)送到廠商，確定品質(zhì)和交期，與供應(yīng)商做好最后的協(xié)調(diào)；
7.交收交期異常控制，催交，品質(zhì)數(shù)量驗(yàn)收； 
8.整理付款核對(duì)手續(xù)，索要發(fā)票和抬頭，進(jìn)行對(duì)賬開票付款。
在此期間還需注意兩點(diǎn)事項(xiàng)：
一是采購(gòu)員需協(xié)調(diào)商品入庫(kù)工作：
采購(gòu)員每日完成場(chǎng)外采購(gòu)工作之外，還需協(xié)調(diào)錄單員做好商品入庫(kù)工作，核對(duì)好入庫(kù)金額和入庫(kù)數(shù)量，避免賬目混亂。
二是采購(gòu)員需協(xié)同庫(kù)管檢查損耗：
對(duì)庫(kù)內(nèi)積壓商品、臨近保質(zhì)期或壞掉的商品，需協(xié)同庫(kù)管員，及時(shí)退換清理，保證庫(kù)內(nèi)生鮮食材質(zhì)量新鮮。從根源上避免多余商品滯銷帶來的損耗。
將作業(yè)流程梳理清楚，再將各個(gè)環(huán)節(jié)痛點(diǎn)逐一打破。
采購(gòu)價(jià)格：
每一個(gè)產(chǎn)品至少儲(chǔ)備3家以上的供應(yīng)商，統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不同的報(bào)價(jià)信息。每一次采購(gòu)要求每家供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比，在質(zhì)量相同的情況下，選擇最優(yōu)的價(jià)格點(diǎn)。
對(duì)客戶進(jìn)行區(qū)分管理：不同類型的客戶，采取不同定價(jià)策略。例如，中小餐飲客戶，市場(chǎng)統(tǒng)一價(jià)格。
食堂酒店客戶，產(chǎn)品分級(jí)，價(jià)格分級(jí)。生鮮企業(yè)制定價(jià)格基準(zhǔn)線與制定價(jià)格審核機(jī)制，根據(jù)不同的需求，業(yè)務(wù)員可在此基礎(chǔ)上進(jìn)行價(jià)格調(diào)整，財(cái)務(wù)人員會(huì)進(jìn)行毛利率核算。還可周期定價(jià)，固定毛利率的方式進(jìn)行定價(jià)。對(duì)于不同的客戶類型，需要有不同的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與價(jià)格基準(zhǔn)。
成本控制：
倉(cāng)管入庫(kù)審核，以凈重的方式入庫(kù)，同時(shí)也以凈重的方式報(bào)銷。2.給供應(yīng)商和采購(gòu)員設(shè)置損耗率指標(biāo)。3.倉(cāng)庫(kù)每天制定損耗報(bào)表，增加盤點(diǎn)頻次?？筛鶕?jù)季節(jié)屬性規(guī)定盤點(diǎn)期限，夏季一周盤一次，冬季15天盤點(diǎn)一次。同時(shí)修改盤點(diǎn)頻次，增強(qiáng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性問題。
采購(gòu)貪腐：
招聘：人品+經(jīng)驗(yàn)+學(xué)歷+年齡，在一定程度上可避免有貪腐之心的人進(jìn)入企業(yè)。
培訓(xùn)：管理制度+廉潔法規(guī)+廉潔自律承諾書，每個(gè)環(huán)節(jié)的漏洞通過管理制度彌補(bǔ)，法律知識(shí)的培訓(xùn)，可約束和控制貪腐情況的出現(xiàn)。
采價(jià)：不定期安排非采購(gòu)人員去市場(chǎng)采價(jià)，跨部門詢價(jià)，財(cái)務(wù)人員對(duì)供應(yīng)商的回訪，銷售人員了解市場(chǎng)報(bào)價(jià)。
輪崗：部門內(nèi)部輪崗、公司內(nèi)部輪崗。利于企業(yè)全品類采購(gòu)人才培養(yǎng)，弱化供應(yīng)商和采購(gòu)員之間的聯(lián)系。采購(gòu)績(jī)效在做績(jī)效考核之前，需做好采購(gòu)部崗位設(shè)置與薪酬體系。

結(jié)構(gòu)工資=崗位工資+工齡工資+住房補(bǔ)貼+餐補(bǔ)+交通補(bǔ)貼+高溫補(bǔ)貼+績(jī)效獎(jiǎng)金+全勤獎(jiǎng)+社保+其他福利。
其中績(jī)效考核可分為3大類別：1.按商品分類設(shè)定采購(gòu)員銷售和毛利目標(biāo)。2.核心商品類別（如蔬菜）設(shè)定滲透率目標(biāo)，提高單品銷售量。3.制定采購(gòu)員日考核報(bào)表，重點(diǎn)關(guān)注損耗率、到貨率、毛利率。采購(gòu)員的績(jī)效考核通過對(duì)管理制度的調(diào)整，優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)，但在實(shí)際作業(yè)時(shí)，涉及到數(shù)據(jù)管理方面，無(wú)法做到全程監(jiān)控。

四、蔬東坡生鮮配送管理系統(tǒng)，助力采購(gòu)提效，監(jiān)管更輕松
為解決生鮮企業(yè)采購(gòu)過程中采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)、難管控而導(dǎo)致的貪腐、成本增加問題。蔬東坡特推出采購(gòu)小程序，采購(gòu)員可通過采購(gòu)小程序，分配、管理采購(gòu)任務(wù)，靈活進(jìn)行采購(gòu)。同時(shí)為生鮮配送企業(yè)配備供應(yīng)商管理端，實(shí)施同步配送單，還可由供應(yīng)商代分揀、送貨哦。蔬東坡秉承1+1>2的效果，采購(gòu)APP+供應(yīng)商端實(shí)行聯(lián)動(dòng)。新增詢價(jià)報(bào)價(jià)功能：企業(yè)針對(duì)采購(gòu)商品，可以發(fā)給不同的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。
企業(yè)可根據(jù)方案，選定性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。一切通過系統(tǒng)快捷操作、迅捷反應(yīng)。一鍵防腐敗，多方比價(jià)多賺錢！?? ?采購(gòu)詢價(jià)報(bào)價(jià)全流程可查可控，用流程化、系統(tǒng)化來接管采購(gòu)“詢價(jià)”工作，從源頭上避免腐敗。采購(gòu)省下來的每一分錢，都是純利潤(rùn)！
 五、結(jié)語(yǔ)：數(shù)字化采購(gòu)不是選擇題，而是必答題  
在生鮮行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)白熱化的今天，采購(gòu)是開源節(jié)流的重要環(huán)節(jié)。某連鎖餐飲企業(yè)接入數(shù)字化采購(gòu)系統(tǒng)后，采購(gòu)成本降低18%，損耗率從25%降至12%，年節(jié)省超200萬(wàn)元。  
未來，生鮮企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力將不再是“誰(shuí)有更多采購(gòu)員”，而是“誰(shuí)的數(shù)據(jù)更智能、誰(shuí)的供應(yīng)鏈更高效”。數(shù)字化采購(gòu)，正在讓這個(gè)古老的行業(yè)煥發(fā)新生。