從食品安全角度淺析中央廚房采購環(huán)節(jié)內部控制

          

【摘要】集中采購是中央廚房企業(yè)最主要的特點之一，本文旨在從食品安全的角度，基于內部控制活動，結合中央廚房的采購流程，從采購模式、供應商選擇、采購物流、原材料驗收及采購人員績效考核幾個方面淺析中央廚房企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內部控制，并據此提出相應建議。


一、引言
中央廚房是指由餐飲連鎖企業(yè)建立的，具有獨立場所及設施設備，集中完成食品成品或半成品加工制作，并直接配送給餐飲服務單位的單位（國家食品藥品監(jiān)督管理局，2011）。設立中央廚房是目前大型餐飲企業(yè)的一種趨勢，目前我國已有多家餐飲連鎖企業(yè)采用中央廚房經營模式，如：味千拉面、俏江南、海底撈等。而其最主要的特征就是集中規(guī)模采購、集約生產，因此，對于中央廚房企業(yè)來說，采購環(huán)節(jié)內部控制的有效性，不僅關系到能否降低成本、提高產品質量及運作效率，還關系到企業(yè)能否保證食品安全。
二、中央廚房采購內部控制業(yè)務流程與關鍵風險
內部控制應用指引第7號，對企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內部控制進行了規(guī)范和指導。該條指引主要針對一般企業(yè)，而中央廚房企業(yè)由于原材料種類多、分布廣、易變質的特殊性，其采購環(huán)節(jié)也存在其自身特點。
（一）供應商選擇
由于食品安全問題關系重大，中央廚房企業(yè)的供應商選擇往往有其固定的標準和準入機制。中央廚房企業(yè)應對供應商的資質、經營狀況、誠信狀況以及提供的物資質量、價格、交貨及時性等情況進行考核和評價，并根據考核評價的結果對供應商進行選擇，并根據具體情況進行合理的調整。除此之外，定期的實地考察也是從源頭上把握食品安全的重要途徑。
但在實際執(zhí)行過程中，審核供應商時經常只檢查一些紙質的資質，然而供應商能否提供合格的商品卻并不是簡單地就能由此判斷的。
（二）采購物流
采購物流是企業(yè)整個供應物流的起點，也是企業(yè)完整的供應物流管理的最主要環(huán)節(jié)之一。中央廚房采購物流一般可分為三種模式，一是自建物流，二是供應商物流，三是第三方物流。供應商物流由于其和供應商的關系問題，并不經常出現。而自建物流不僅更有利于企業(yè)對食品安全的把控，也更能把控運輸途中的損耗，但由于食品原材料的特殊性，其運輸環(huán)節(jié)往往需要非常高的專業(yè)性，包括專業(yè)性設備和人員，這使得自建物流的成本投入成倍增加。目前第三方物流正逐步發(fā)展，物流外包既可避免關聯效應引起的包庇行為，又可借助專業(yè)物流企業(yè)的規(guī)模效益，降低自身的物流成本。而中央廚房采購物流面臨的現狀是，物流環(huán)節(jié)程序復雜，費用高，各部門配合難度也比較大，運輸過程中的責任也很難區(qū)分，控制成本高。這就導致很多企業(yè)會為了降低成本而忽略食品安全問題。
（三）原材料驗收
驗收環(huán)節(jié)內部控制的有效性不僅會影響中央廚房生產成品的質量，并且還關系到企業(yè)對生產成本的控制。因此，對驗收的程序和標準進行嚴格規(guī)定，配備合格的驗收人員和設備設施，并使用合理有效的驗收方法，對驗收工作加以標準化的管理控制是非常必要的。
（四）采購人員績效考核
中央廚房的采購問題是控制食品安全的源^，對采購部門的員工職業(yè)道德操守的要求和績效考核至關重要。企業(yè)能否建立既有利于采購工作開展又有利于監(jiān)督考評采購工作的機制、企業(yè)管理者是否重視采購工作并帶頭在企業(yè)內部形成良好的采購控制氛圍等等內部控制的環(huán)境因素決定著采購工作的質量。
三、構建中央廚房內部控制體系的建議
（一）建立供應商檔案，完善供應商選擇機制
根據企業(yè)規(guī)模、運營時間等具體情況的不同，不同的企業(yè)會有不同的供應商選擇機制，但對于所有的中央廚房企業(yè)來說，為了保證食品安全，除了要考察供應商的各種資質和過往信譽之外，還應該建立屬于自己的供應商檔案。對每一個供應商提供的每一批食品原材料進行記錄，包括原材料品質如何、是否被退貨、退貨原因是什么等等，并且在記錄原材料品質時不能只記錄是否合格，而是應該對其品質進行相應評級，進而對供應商的優(yōu)劣進行信用評價，并據此決定供應商續(xù)約或更換，對于信用度高、供貨質量好的供應商優(yōu)先考慮。
（二）完善流程記錄，加強過程控制
對于結果控制和過程控制，我們兩手都要抓，爭取做到對每個環(huán)節(jié)都能夠嚴格監(jiān)控，在發(fā)生食品安全問題時，能夠隨時追溯到發(fā)生問題的環(huán)節(jié)。這就要求我們對從供應商選擇到最后銷售給消費者的每一個環(huán)節(jié)都進行嚴格的把控，除了科學的監(jiān)督機制外，還應注意的是要對每一個環(huán)節(jié)都進行嚴格的文字記錄，讓每一個環(huán)節(jié)都有證可查。確保包括會計記錄、采購記錄與倉儲記錄在內的所有記錄保存完整并核對一致。而對于諸如外包運輸這種無法直接記錄的環(huán)節(jié)，也應要求第三方物流公司提供運輸過程中的詳細記錄，從而保證中央廚房能夠對運輸過程進行監(jiān)控。
（三）引進先進的設備和技術
完善的技術和設備是整個中央廚房正常運作的基礎，無論是驗收環(huán)節(jié)還是物流環(huán)節(jié)，或是之后的生產環(huán)節(jié)，都需要完善的硬件設備和軟件技術來支撐。理想狀態(tài)下，最大程度的引進先進的技術和設備能夠更精確的檢驗原材料品質，也能最大程度地減少運輸過程中的損耗，進而最大程度上的保障食品安全。
但考慮到成本因素，中央廚房企業(yè)應合理進行設備更新，要做到因設備更新帶來的效益大于其成本的付出，考慮到未來現金流的穩(wěn)定性以及產品質量問題等。同時，在更新設備的同時，要進行技術的同步更新。而這種技術更新不僅包括設備的使用技術，還應該包括設備的保養(yǎng)和維修技術。只有把技術握在手中才能真正逐步發(fā)展出自己的優(yōu)勢。
（四）進行員工培訓，建立合理激勵機制
每個流程都是由人完成的，而人的因素往往是最不可控的因素。選擇在本企業(yè)工作時間較長的員工派往中央廚房，不僅能夠更好的考察一個員工的道德品質，也有利于員工與組織文化的融合。而定期進行員工培訓，既是對員工專業(yè)素養(yǎng)的提高，又是對組織凝聚力的提高。合理的激勵措施，不僅是指建立明確的獎懲制度，還包括擬定合理的績效考核指標，對不同崗位的員工應該建立不同的考評指標，并且應綜合考慮多個指標而不是單一指標。同時建立完整的績效評價機制，以保證激勵措施的有效性。使員工全心全意為企業(yè)服務，使員工感到在為企業(yè)服務的同時，也在提升自身價值。
（五）建立合理的組織架構，完善監(jiān)督體系
任何企業(yè)都需要監(jiān)督機制，因為人的行為是很難預測和控制的，而中央廚房企業(yè)由于關系到食品安全問題就更應該建立完善的監(jiān)督體系。比如驗收人員與采購人員的分離，建立科學的輪崗制度等等，崗位相互牽制有利于內部互相監(jiān)督，明確各個崗位的權利和責任，明確各個環(huán)節(jié)的操作程序，完善監(jiān)督機制，避免因為個人行為而導致的食品安全問題。
參考文獻
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[2]鄭瑋，陳建輝.食品安全視野下中央廚房運作現狀及管理的思考[J].中國公共衛(wèi)生管理，2014（04）：509-512.
作者簡介：裴欣然（1989-），女，漢族，河北省唐山市人，會計學碩士研究生在讀，單位：北京工商大學，研究方向：審計理論與實務。